Tips voor een geslaagde activiteit

Je vindt op het internet tal van voorbeelden van draaiboeken om een geslaagde actie te organiseren. Of ga eens te rade bij je koepel, het evenementenloket in de gemeente, de jeugddienst of wie weet waar nog allemaal.

De actie op poten zetten moet je uiteraard zelf doen. Omdat er her en der al zoveel info te vinden is, treden we niet erg in detail. Maar we geven je graag een aantal tips:

Bepaal duidelijk wat je juist wil organiseren en op wie je je richt

Neem gerust je tijd om na te denken wat je juist wil organiseren. Wil je het alleen doen, met een groep vrienden, de jeugd- of sportvereniging, collega’s op het werk of je familie. En op wie richt je je? De buren, de jongeren van de gemeente, je klasgenoten, de ouders van de school, collega’s of gewoon zoveel mogelijk volk.

Geen enkel idee is slecht. Wat je ook organiseert, wij vinden het alvast top. Hieronder vind je een opsomming van activiteiten die in het verleden al voor Prinses Harte georganiseerd werden. Het beste idee komt nog steeds van jezelf, maar deze ideetjes kunnen je misschien op weg helpen of al in een bepaalde richting sturen: loopwedstrijd, lessen yoga en wobbelturnen, workshop schilderen, 24 u op rollen, juwelen maken, koekenbak, carwash, fuif, veiling, moto-event, mosselsouper, theatervoorstelling, quiz, muziekoptredens, brunch, popcorn maken, minikerstmarkt, plantenverkoop,  zaalvoetbal, snoepverkoop, toneel, Driekoningen zingen, wafelenbak, boekencafé, kubbtornooi, wijnverkoop, ontbijtmanden, pizza bakken, bingo, rommelmarkt, roeien, boekjesverkoop,  straatmuzikant, gegidste wandeling, wenskaartenverkoop…

Wat je wil organiseren, het zal altijd werk met zich meebrengen. Hoeveel werk, dat heb jezelf in de hand. Zet je een volledig eigen evenement op poten, dat vraagt een goede voorbereiding. Hang je je karretje ergens aan een bestaand evenement, dan is het veel eenvoudiger. Misschien organiseer je al vele jaren iets en zoek je eigenlijk enkel een goed doel om de opbrengst te schenken. Of je neemt sowieso deel aan een sportevenement en wil je hiervoor laten sponsoren. Je ziet maar, mogelijkheden genoeg.

Zoek een geschikte datum

Dé ideale datum bestaat niet. Maar je kan wel een datum zoeken die het minste knelpunten oplevert. Met wat hou je best rekening:

  • kijk naar events die in je gemeente plaatsvinden.
  • vermijd drukke periodes zoals examenperiodes, communie- en andere feesten.
  • Blijf weg van vakantieperiodes of verlengde weekends waarin mensen traditioneel op verlof gaan.

Begin zeker op tijd aan de voorbereiding! Of dit 1 week, 3 maand of een half jaar is, dat hangt volledig af van de het soort activiteit dat je wil plannen.

Welkom in zaal het Goede doel

De locatie waar je jouw actie organiseert is belangrijk. Om te gaan wandelen of een deur – aan deurverkoop heb je geen zaal nodig, maar voor heel wat andere events wel. Je actie kan doorgaan in een parochie- of feestzaal, maar misschien kan je goedkoper terecht in de zaal van een school of jeugdvereniging.  Of volstaat een grasveld buiten. De locatie kan een grote hap uit je budget betekenen. Elke locatie heeft zijn voor- en nadelen, je doet er goed aan deze goed tegen elkaar af te wegen.

Maak veel promotie

Het succes van een actie heb je zelf in de hand. Maak voldoende reclame. Zeker als je veel inkomsten wil verzamelen met je activiteit.

Waar en hoe promotie maken?

Je hebt tal van mogelijkheden om promotie te voeren, de ene al goedkoper dan de andere

  • Klassieke affiches en flyers op papier
  • Deel je promotie online via website en social media.
  • Zet actief sociale media in. Een event maken op Facebook maken is eenvoudig, maar werkt alleen als je het doet leven: af en toe iets in posten, mensen uitnodigen, …
  • Gebruik promotiekanalen in je gemeente: affichezuilen, een infoblad, een lokale website, …
  • Maak mond – op mondreclame, blijf mensen aanspreken.
  • Wees creatief: maak een filmpje op YouTube, organiseer een flashmob, maak een ludieke mobiele promostand, ontwerp een reuzegrote spandoek, ….
  • Maak gebruik van bepaalde databanken vb. www.uitinvlaanderen.be
  • Post je zelf iets op Facebook of Instagram, tag ons @prinseshartevzw of gebruik #prinsesharte
  • Schrijf ook de (lokale) pers aan, zij besteden graag aandacht aan leuke initiatieven. En zeg nu zelf, in de krant komen is altijd leuk.

Wanneer

Begin tijdig met het promoten van je activiteit. Hoe dichterbij de activiteit komt, hoe meer je de promotie kan opdrijven. Het kan zeker geen kwaad om langer op voorhand al de datum te lanceren. Herhaling loont ook, zodat mensen al van je actie gehoord hebben vanaf de promotie op volle snelheid komt.

Ontwerp promotie

  • Ontwerp een affiche of beeld voor je actie. Foto’s en beelden vallen altijd op. Dient je affiche om op de openbare weg te verspreiden? Vermijd dan veel tekst. In één oogopslag moeten voorbijgangers kunnen zien waarover het gaat. Meer uitleg kan op flyers of sociale media.
  • Maak je eigen ontwerp of gebruik het sjabloon dat je hier vindt (volgt later).
  • Indien je een eigen ontwerp gebruikt, vermeld dan zeer duidelijk dat het “ten voordele van Prinses Harte” is. Zo weten geïnteresseerden dat je dit voor een goed doel organiseert, en vermijd je dat mensen denken dat wijzelf het organiseren.

Koken kost geld

Maak een begroting

Onderschat niet dat het organiseren van een actie ook geld kost. Probeer vooraf een begroting te maken of in te schatten hoeveel kosten je zal hebben. Bij evenementen raden we aan een meer gedetailleerde begroting te maken. Het bepalen van een inkomprijs of verkoopprijs is gemakkelijker als je weet hoeveel kosten je sowieso zal hebben.

Laat je sponsoren

Misschien zijn er lokale handelaars die je financieel willen steunen in ruil voor hun logo op de affiche of een spandoek. Of omdat ze het hart op de juiste plaats hebben. Wie weet kunnen zij je ook logistiek wel helpen of geven ze een mooie korting als je bij hen iets moet aankopen.

Wees transparant

Maak vooraf duidelijk welk deel van de opbrengst je aan Prinses Harte wil schenken. Dat is correct naar de mensen die je willen steunen, maar ook voor ons is dat nuttig. Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • alle opbrengsten gaan naar het goed doel, er worden dus geen kosten ingehouden (bvb. omdat  kosten heel beperkt waren, omdat mensen hun kosten niet terugbetaald willen of omdat je nog ergens een spaarpotje had staan.)
  • de winst (inkomsten min kosten)
  • een bepaald deel bvb. de opbrengst van de inkomkaarten, de inkomsten van de tombola, de winst van de drankverkoop, een percentage van de winst …

Hou er rekening mee dat opbrengsten van acties niet in aanmerking komen voor een fiscaal attest. Mensen kregen er immers ‘iets’ voor in ruil.

Niet alles mag

Informeer je goed over de wettelijke mogelijkheden en beperkingen van je evenement, want dat zijn er wel wat. Maar je staat er zeker niet alleen voor. Misschien is er in je gemeente een evenementenloket, jeugddienst of andere organisatie die steun kan bieden. Ben je een vereniging, bevraag dan zeker je koepel om voldoende informatie te krijgen.

Alle wetgeving opsommen zou ons te ver leiden, wij denken in eerste instantie aan wetgeving mbt:

Safety first

Afhankelijk van hetgeen je doet, zijn specifieke veiligheidsmaatregelen noodzakelijk. Hierin kan je ver gaan: EHBO-kit of aanwezigheid Vlaamse/Rode Kruis, security of stewards, brandpreventie, … Is het een groter evenement, zorg er dan ook voor dat je voldoende verzekerd bent. Binnen de verzekering van de vereniging of federatie, of een aparte verzekering moest je een vriendgroep zijn die niet ergens aan gebonden is.

Wij weten graag wat jij voor ons doet

Breng ons op de hoogte als je een actie t.v.v. Prinses Harte organiseert.

We weten graag waar en wanneer voor ons iets georganiseerd worden. Dan kunnen we dit mee in de schijnwerpers zetten, omdat we het super vinden dat je voor ons iets wil doen. Of wie weet is een bezoekje ter plaatse wel haalbaar.

Hoe breng je ons op de hoogte?

Wat kan Prinses Harte voor jou betekenen?

Zoals al gezegd heb je het zelf grotendeels in de hand om de activiteit te doen slagen. We bieden jullie wel graag wat (logistieke) steun. Je kan bij ons terecht voor: 

Informatiemateriaal

  • Gebruik van ons logo: gebruik dit logo op de communicatiemiddelen die je ontwikkelt.
  • Je kan ook folders en affiches van onze werking aanvragen. Je kan ze hier ineens downloaden.
  • Bezorg ons een weblink, FB-event of afbeelding van je affiche of flyer, dan zetten we je actie graag mee in de picture.
  • We beschikken ook over een spandoek of banner die je op je evenement kan ophangen of plaatsen.

Misschien komen we wel af

  • Wil je dat iemand van onze vzw een toelichting komt geven over de werking? Vooraf - op een vergadering, bijeenkomst of klasmoment – of tijdens het evenement zelf. Of plan je nadien een officiële overhandiging van een cheque. Contacteer ons om de mogelijkheden te bespreken.
  • Als het past binnen onze planning, komt er een vrijwilliger van de vzw af naar jullie actie. Omdat wij het super vinden dat je voor ons iets organiseert.

In beeld

Heb je leuke foto’s getrokken, bezorg ze ons, dan plaatsen wij ze op onze sociale media.

Post je zelf iets op Facebook of Instagram, tag ons @prinseshartevzw of gebruik #prinsesharte, dan vinden we je bericht zelf ook terug.

Wat doe ik met het verzamelde geld?

Is je actie voorbij, dan kan je het verzamelde geld aan Prinses Harte bezorgen:

  • door het bedrag te storten op rekeningnummer BE76 0016 9593 8195 van vzw Prinses Harte, met vermelding van “opbrengst actie ‘naam verenging’”
  • cash op een af te spreken moment, bvb. gekoppeld aan een fotomoment.

Opm.: opbrengsten van acties geven nooit recht op een fiscaal attest omdat er iets tegenover stond. Mensen kregen er ‘iets voor in ruil’. Daarom kan je enkel de rekeningnummer van de vzw gebruiken.